Finanzordnung

Beschlossen von der Mitgliederversammlung am 17.02.2026.

Präambel

Diese Finanzordnung ist kein Bestandteil der Satzung, sondern eine interne Ordnung gemäß § 32 BGB i.V.m. § 55 AO. Sie kann ohne notarielle Beurkundung beschlossen und angepasst werden, muss aber mit der Satzung und den Vorschriften zur Gemeinnützigkeit übereinstimmen.

1.              Grundsätze der Haushaltsführung

  • Der Verein verwendet seine Mittel ausschließlich für die in der Satzung festgelegten gemeinnützigen Zwecke (entspr. § 51–68 AO).
  • Die Mittel sind sparsam und wirtschaftlich zu verwenden.
  • Die Mittel des Vereins dürfen nur für die satzungsgemäßen Zwecke verwendet werden.
  • Einnahmen und Ausgaben sind zeitnah zu erfassen und zu belegen.
  • Das Geschäftsjahr ist satzungsgemäß das Kalenderjahr.

2.              Haushaltsplan

  • Für jedes Geschäftsjahr wird vom Vorstand ein Haushaltsplan erstellt.
  • Der Haushaltsplan enthält alle voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben.
  • Der Haushaltsplan wird vor Beginn des Geschäftsjahres vor der Mitgliederversammlung vorgestellt und durch diese genehmigt.
  • Die Schatzmeisterin überwacht die Einhaltung des Haushaltplanes und berichtet dem Vorstand laufend über seine Abwicklung, insbesondere bei zu erwartenden Abweichungen.
  • Änderungen innerhalb des Haushaltsplans können vom Vorstand vorgenommen werden, sofern sie keine Zweckänderung darstellen.

3.              Verwaltung der Mittel

  • Alle Einnahmen (z. B. Mitgliedsbeiträge, Spenden, Zuschüsse, Einnahmen aus Veranstaltungen) sind auf das Vereinskonto einzuzahlen.
  • Ausgaben dürfen nur erfolgen, wenn sie im Haushaltsplan vorgesehen oder durch Vorstandsbeschluss genehmigt sind.
  • Barzahlungen sind auf ein notwendiges Minimum zu beschränken; über die Barkasse ist ein Kassenbuch zu führen.
  • Zahlungen dürfen nur geleistet werden, wenn ordnungsgemäße Belege vorliegen.

4.       Zahlungsanweisungen und Überweisungen über 100,- € bedürfen der Unterschrift des Schatzmeisters und eines weiteren Vorstandsmitgliedes

5.              Buchführung und Belegwesen

  • Die Buchführung erfolgt nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung, mindestens jedoch nach den Anforderungen der Gemeinnützigkeit (§ 63 AO).
  • Alle Belege müssen geordnet, nachvollziehbar und dauerhaft nach geltenden gesetzlichen Regelungen aufbewahrt werden (aktuell 10 Jahre).
  • Einnahmen und Ausgaben sind zeitnah zu verbuchen.

6.              Kassenprüfung und Inventur

  • Die Mitgliederversammlung wählt mindestens zwei Kassenprüfer (Revisionskommission) für die Dauer von zwei Jahren.
  • Die Kassenprüfer dürfen nicht dem Vorstand angehören.
  • Sie prüfen mindestens einmal jährlich die Kassenführung, Belege und Konten sowie Inventar und berichten der Mitgliederversammlung schriftlich.
  • Inventar ab einem Einzelwert größer 50,00 € ist zu inventarisieren.
    Inventuren sind jährlich zum Jahresende durchzuführen.
  • Das Ergebnis der Prüfungen ist in einem Prüfprotokoll festzuhalten und vom gesamten Vorstand zur Kenntnis zu nehmen.

7.              Rücklagen

  • Der Verein kann zweckgebundene und freie Rücklagen im Rahmen der steuerlichen Vorschriften bilden (§ 62 AO).
  • Rücklagen dürfen nur zur Sicherung der laufenden Tätigkeit oder für geplante Projekte verwendet werden.
  • Über die Verwendung von Rücklagen entscheidet der Vorstand, sofern die Mitgliederversammlung nichts Anderes beschließt.

8.              Aufbewahrungspflichten

  • Buchführungsunterlagen, Belege, Kontoauszüge, Verträge und Protokolle sind nach geltenden gesetzlichen Regelungen aufzubewahren (aktuell 10 Jahre).
  • Elektronische Unterlagen müssen den gleichen Anforderungen an Vollständigkeit und Nachprüfbarkeit genügen.

9.              Erstattung von Aufwendungen

  • Vereinsmitglieder bekommen nachgewiesene Auslagen gegen Vorlage des Originalbeleges zusammen mit dem entsprechend ausgefüllten Vereinsformular Mittelnachweis
  • Mitglieder können auf eine Erstattung verzichten – der Betrag gilt dann als Spende und wird entsprechend bescheinigt.

10.           Mitgliedsbeiträge

  • Der jährliche Beitrag wird auf Vorschlag des Vorstandes von der Mitgliederversammlung festgesetzt und ist bis zum 30. September des laufenden Geschäftsjahres zu entrichten.
  • Aktuell beträgt der Mitgliedsbeitrag für natürliche Personen 30,- € pro Jahr und für juristische Personen 50,- € pro Jahr. Eine freiwillige Erhöhung des Beitrages ist den Mitgliedern freigestellt.
  • Die Mitgliedsbeiträge sind für das Kalenderjahr bis zum 30. September (lt. Satzung) des jeweiligen Kalenderjahres fällig.
  • Erfolgt die Beitragszahlung nicht fristgerecht, wird das Mitglied schriftlich oder elektronisch gemahnt.
  • Die Mitgliedschaft endet, wenn das Mitglied den Jahresbeitrag, trotz Mahnung, bis zum 30 November des laufenden Geschäftsjahres schuldig bleibt.

11.           Sponsoring, Spenden und Zuschüsse

  • Der Verein darf Zuwendungen Dritter annehmen, sofern sie mit den satzungsgemäßen Zwecken vereinbar sind.
  • Spenden sind ordnungsgemäß zu bescheinigen. Zu verwenden ist das Vereinsformular “Spendenquittung”. Die Bescheinigung darf nur durch ein Vorstandsmitglied erfolgen.
  • Zweckgebundene Spenden dürfen nur für den angegebenen Zweck verwendet werden.

12.           Datenschutz und digitale Buchführung

  • Bei elektronischer Buchführung sind die Datenschutzvorgaben (DSGVO) und die GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) einzuhalten.
  • Zugriffe auf digitale Finanzdaten dürfen nur autorisierte Personen haben.

13.           Inkrafttreten

  • Diese Finanzordnung tritt am 01.03.2026 in Kraft und ersetzt alle früheren Regelungen zur Finanzverwaltung des Vereins.